Jednym z niezbędnych dokumentów przy zawieraniu transakcji nabycia, zbycia nieruchomości, przeniesienia własności bądź dążenia do pozyskania kredytu, jest aktualny odpis księgi wieczystej.

Księga wieczysta pełni kluczową rolę w określeniu stanu prawnego nieruchomości. Wcześniej omawialiśmy już znaczenie poszczególnych wpisów w różnych działach księgi wieczystej. Informacje te, od danych identyfikujących nieruchomość (takie jak położenie i adres), przez dane dotyczące właściciela lub właścicieli, po prawa, roszczenia i ograniczenia, aż po hipotekę, mogą ulegać zmianom w dowolnym momencie.

Do niedawna, jeśli w aktach notarialnych zawierających przeniesienie własności nieruchomości lub w przypadku nieruchomości, które nie były objęte księgą wieczystą, notariusz miał obowiązek automatycznie przekazać do odpowiedniego sądu prowadzącego księgi wieczyste wypis aktu notarialnego, który zawierał wniosek o dokonanie wpisu do księgi wieczystej, wraz z wymaganymi dokumentami. Ten obowiązek wynikał z artykułu 92. Jednak w ciągu tych trzech dni, nieuczciwy właściciel nieruchomości mógłby sprzedać nieruchomość ponownie, korzystając z usług innego notariusza.

Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe

Wprowadzenie systemu elektronicznych ksiąg wieczystych, a także obowiązku składania wniosków o wpis w tych księgach za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez notariuszy, przyczyniło się znacząco do zwalczania nielegalnych działań.

Nowe przepisy, zgodnie z artykułem 626 Kodeksu postępowania cywilnego (obowiązującymi od 1 lipca 2016 roku), nakładają obowiązek na notariuszy, komorników i naczelników urzędów skarbowych, aby składać wnioski o wpis w księdze wieczystej wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Te wnioski muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest weryfikowany przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Do wniosku muszą być dołączone dokumenty stanowiące podstawę dla wpisu w księdze wieczystej, o ile zostały one przygotowane w formie elektronicznej. Jeśli dokumenty te nie są w formie elektronicznej, notariusze, komornicy i naczelnicy urzędów skarbowych muszą przesłać te dokumenty w ciągu trzech dni od dnia złożenia wniosku o wpis w księdze wieczystej.

Elektroniczny proces związany z księgami wieczystymi pozwala na automatyczne przekazywanie informacji i ich rejestrowanie w odpowiednim dziale księgi wieczystej. Notariusz ma obowiązek złożyć wniosek o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu informatycznego niezwłocznie po dokonaniu czynności notarialnej, nie później niż w dniu sporządzenia aktu notarialnego.

Dzięki tym działaniom wyeliminowano możliwość wielokrotnego sprzedania tej samej nieruchomości. Po skutecznym złożeniu wniosku przez notariusza, naczelnika urzędu skarbowego lub komornika w elektronicznym procesie wieczystoksięgowym, a więc po zarejestrowaniu wniosku o wpis w dzienniku ksiąg wieczystych, informacja o wniosku automatycznie pojawia się w odpowiednim dziale księgi wieczystej.

To z kolei powoduje skutki określone w art. 8 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, mianowicie wyłącza rękojmię wiary publicznej ksiąg wieczystych.

Jak długo ważny jest odpis księgi wieczystej?

Przepisy ustawy nie określają okresu, w którym odpis księgi wieczystej jest ważny, jednak obowiązuje ogólna zasada, że taki odpis zachowuje ważność przez trzy miesiące. Im dłużej od daty wystawienia odpisu księgi wieczystej, tym większe prawdopodobieństwo, że w księdze mogły pojawić się zmiany. Współcześnie, przed jakąkolwiek transakcją dotyczącą nieruchomości, mamy możliwość wglądu w interesującą nas księgę wieczystą na ekranie komputera, aby sprawdzić aktualne wpisy. Zaleca się uzyskanie odpisu kompletnego księgi wieczystej, który zawiera historię wpisów. W elektronicznej księdze wieczystej, wpisy, które zostały wykreślone, są prezentowane na tle szarego koloru.

W praktyce posiadamy czasami odpis księgi wieczystej, który może mieć nawet kilka lat. Istotne jest, aby wpisy zawarte w odpisie księgi wieczystej były zgodne z rzeczywistością i nie uległy zmianie w przeszłości. Dlatego ważne jest, aby osoby sporządzające dokumenty dotyczące sprzedaży lub zakupu nieruchomości były dobrze poinformowane o aktualnym stanie prawnym nieruchomości. Obecnie mamy możliwość dostępu do elektronicznego odpisu księgi wieczystej w dowolnym momencie, co zapewnia aktualność informacji na dzień dzisiejszy.