Instytut Wymiaru Sprawiedliwości przyjrzał się opóźnieniom wpisów do ksiąg wieczystych i ich powodom. W raporcie zestawił swoje obserwacje z rozwiązaniami z innych krajów.

Przedsięwzięcia informatyzacyjne z Austrii, Estonii, Holandii i Włoch nie wpłynęły na zmianę głównych założeń systemów rejestracji nieruchomości w kwestii kompetencji organów rejestrowych, utrzymania dotychczasowej struktury rejestrów i zasady wszczynania postępowań na wniosek, z przyznaniem szczególnej roli notariuszom.

Kierunki informatyzacji polskich ksiąg wieczystych i postępowania wieczystoksięgowego w znacznym stopniu pokrywają się z europejskimi. Podobne są też rozwiązania dotyczące elektronicznego trybu inicjowania postępowań w sprawie rejestracji (przewidzianego przede wszystkim dla podmiotów profesjonalnych), wyposażenia notariuszy w innowacyjne narzędzia informatyczne na potrzeby elektronicznej komunikacji z organami rejestrowymi, digitalizacji składanych dokumentów i tworzenia elektronicznych archiwów służących ich przechowywaniu, a także zapewnieniu koordynacji i automatycznej wymiany danych pochodzących z rejestrów nieruchomości i danych katastralnych. W Polsce trwa proces budowy ZSIN (Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach), który jednak – mimo lat wysiłków – wciąż daleki jest od finału.

Osiągnięte do tej pory efekty pierwszego etapu informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego, w tym wprowadzenie elektronicznego trybu składania wniosku o wpis w księdze wieczystej przez określone podmioty, umożliwienie automatycznego przetwarzania danych zawartych w treści wniosku oraz automatycznego zamieszczania wzmianek w księdze wieczystej – są ważne, bo ułatwiają dostęp do sądu wieczystoksięgowego, usprawniają postępowania, a także zwiększają bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami.

IWS uznaje, że kierunki reform są zbieżne z założeniami modernizacji systemów rejestracji nieruchomości w innych państwach europejskich. Co nie zmienia faktu, że na tle tamtejszych rozwiązań stopień wykorzystania nowoczesnych technologii w Polsce jest niedostateczny.

Przesądzają o tym głównie ograniczone możliwości elektronicznego przepływu danych między sądami wieczystoksięgowymi i podmiotami zewnętrznymi, zwłaszcza przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej, a także niesfinalizowany proces synchronizacji ksiąg wieczystych z ewidencją gruntów i budynków oraz innymi rejestrami publicznymi zawierającymi informacje o nieruchomościach.

Trzeba zatem kontynuować działania mające na celu wykorzystanie nowatorskich instrumentów technologicznych służących faktycznej poprawie funkcjonalności systemu ksiąg wieczystych, zwłaszcza że dają o sobie znać problemy z wydłużonym czasem oczekiwania na wpis w księdze wieczystej.